Juridisch
Versie 1.3, laatst bijgewerkt op 9 juni 2026
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en diensten van WBSO Desk. Afwijkende voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij WBSO Desk deze schriftelijk heeft aanvaard.
Door het aanmaken van een account of het afnemen van een dienst aanvaardt de Klant deze voorwaarden volledig.
Bij tegenstrijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde: (1) een individuele schriftelijke overeenkomst tussen WBSO Desk en de Klant prevaleert boven alles; (2) de Verwerkersovereenkomst prevaleert boven deze algemene voorwaarden voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft; (3) deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op al het overige.
WBSO Desk richt zich uitsluitend op zakelijke afnemers. Door een account aan te maken verklaart de Klant te handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Consumenten in de zin van art. 6:230g BW zijn uitdrukkelijk uitgesloten van het gebruik van het platform. Op deze overeenkomst zijn consumentenbeschermende bepalingen, waaronder het herroepingsrecht van art. 6:230o BW, niet van toepassing.
De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant een account aanmaakt en de registratieprocedure voltooit. WBSO Desk bevestigt de overeenkomst per e-mail. Het is aan de Klant om te zorgen dat het opgegeven e-mailadres correct en toegankelijk is.
WBSO Desk biedt toegang tot het platform aan via periodieke abonnementen (maand- of jaarbasis), eenmalige aankopen per losse dienst, of andere door WBSO Desk gehanteerde tariefstructuren. De actuele tarieven staan vermeld op de prijzenpagina op wbsodesk.nl. WBSO Desk behoudt zich het recht voor de tarieven aan te passen, mits dit wordt gecommuniceerd conform Art. 13.
Tarieven kunnen afhankelijk zijn van bedrijfsomvang (zoals het aantal S&O-FTE) of per losse aanvraag worden gefactureerd. WBSO Desk behoudt zich het recht voor om het gebruik periodiek te verifiëren op basis van de feitelijk geregistreerde gebruiksgegevens in het platform over de voorafgaande abonnementsperiode. Indien het feitelijke gebruik de limieten van het aangeschafte pakket overschrijdt, is WBSO Desk gerechtigd het tarief eenzijdig aan te passen naar de passende staffel (true-up) en het verschil met terugwerkende kracht in rekening te brengen. WBSO Desk stuurt de Klant uiterlijk 30 dagen voor de bijbetaling een schriftelijke specificatie met de gemeten gebruiksgegevens, de toepasselijke staffel en het te betalen verschil.
Betaling geschiedt vooraf per abonnementsperiode, dan wel op het moment van aankoop bij eenmalige diensten, via de door WBSO Desk aangeboden betaalmethoden. Bij niet-tijdige betaling heeft WBSO Desk het recht de toegang tot het platform te beperken of op te schorten, onverminderd het recht op volledige betaling. Bij uitblijven van betaling na aanmaning is WBSO Desk gerechtigd de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen conform de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, of, voor zover de wet dat toestaat, de werkelijk gemaakte kosten indien deze hoger zijn.
Alle vermelde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders aangegeven.
WBSO Desk kan een gratis proefperiode aanbieden van 14 dagen, ingaande op de datum van aanmelding, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen. Na afloop van de proefperiode wordt geen betaald abonnement automatisch geactiveerd zonder uitdrukkelijke keuze van de Klant.
De Inhoud van de Klant blijft gedurende 90 dagen na afloop van de proefperiode beschikbaar voor export. Na het verstrijken van deze termijn is WBSO Desk gerechtigd de Inhoud definitief te verwijderen. WBSO Desk stelt de Klant minimaal 14 dagen voor verwijdering per e-mail op de hoogte.
De persoon die een account aanmaakt namens een rechtspersoon of organisatie, verklaart daartoe bevoegd te zijn en die rechtspersoon of organisatie rechtsgeldig te kunnen binden. WBSO Desk is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het handelen van een onbevoegde vertegenwoordiger.
Het is de Klant niet toegestaan het platform te gebruiken voor doeleinden die in strijd zijn met de wet, de openbare orde of de goede zeden. Verboden handelingen omvatten onder meer:
WBSO Desk is gerechtigd de toegang te beëindigen bij ernstige of herhaalde overtredingen van dit artikel.
De Klant is verplicht een beveiligingsincident dat betrekking heeft op het platform of de daarin opgeslagen gegevens, waaronder ongeautoriseerde toegang tot een account, onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking te melden bij WBSO Desk via info@wbsodesk.nl. De melding dient een beschrijving van het incident, de vermoedelijke omvang en de reeds getroffen maatregelen te bevatten.
Indien de Klant gebruik maakt van Single Sign-On (SSO) via Microsoft of Google, is de Klant zelf verantwoordelijk voor het beveiligen en beheren van het gekoppelde SSO-account. WBSO Desk is niet aansprakelijk voor ongeautoriseerde toegang tot het platform die het gevolg is van een beveiligingsincident bij de door de Klant gekozen identiteitsprovider. WBSO Desk kan niet verifiëren of de Klant zijn SSO-provider adequaat beveiligt; die verantwoordelijkheid rust uitsluitend bij de Klant.
Alle intellectuele eigendomsrechten op het platform, de onderliggende software, de documentatie en de door WBSO Desk ontwikkelde sjablonen en methodologieën berusten bij WBSO Desk of haar licentiegevers. Niets in deze voorwaarden strekt tot overdracht van deze rechten aan de Klant.
De Klant verleent WBSO Desk een beperkte, niet-exclusieve licentie om de Inhoud uitsluitend te verwerken voor het leveren van de dienst. WBSO Desk claimt geen eigendomsrechten op de Inhoud van de Klant.
De Klant verkrijgt een niet-exclusief, eeuwigdurend en overdraagbaar recht om de door het Platform (al dan niet met behulp van AI) gegenereerde concepten, teksten en AI-Output, welke zijn gebaseerd op de Inhoud van de Klant, te gebruiken, aan te passen en in te dienen bij de RVO, de Belastingdienst of andere relevante instanties. Dit recht blijft onverkort van kracht na beëindiging van de overeenkomst.
WBSO Desk treedt op in twee hoedanigheden ten aanzien van persoonsgegevens. Voor de verwerking van accountgegevens, facturatiegegevens en gebruiksstatistieken is WBSO Desk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor de verwerking van persoonsgegevens die de Klant invoert als onderdeel van WBSO-dossiers en projectinhoud, treedt WBSO Desk op als verwerker in opdracht van de Klant.
De verwerking als verwerker geschiedt conform de Verwerkersovereenkomst die onderdeel uitmaakt van de overeenkomst en bij aanvang wordt aanvaard. De verwerking als verwerkingsverantwoordelijke berust op de grondslag van uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en gerechtvaardigde belangen van WBSO Desk (art. 6 lid 1 sub f AVG). Meer informatie over beide verwerkingsgronden staat in het Privacybeleid.
Alle persoonsgegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie (AWS eu-central-1, Frankfurt). WBSO Desk deelt geen persoonsgegevens met derden buiten de EU zonder adequate waarborgen in de zin van Hoofdstuk V AVG.
WBSO Desk spant zich in voor een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van het platform, doch garandeert geen ononderbroken of foutloze toegang. Geplande onderhoudswerkzaamheden worden minimaal 24 uur van tevoren aangekondigd via e-mail of een melding op het platform en vinden bij voorkeur buiten kantooruren plaats.
WBSO Desk is niet aansprakelijk voor onbeschikbaarheid als gevolg van overmacht, storingen bij derde partijen (waaronder cloudproviders en internetaanbieders), veiligheidsincidenten, of handelingen van de Klant. Bij ongeplande uitval die langer dan 2 aaneengesloten uren voortduurt, informeert WBSO Desk de Klant zo spoedig mogelijk via e-mail of een melding op het platform.
De totale aansprakelijkheid van WBSO Desk wegens een toerekenbare tekortkoming is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat de Klant in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit aan WBSO Desk heeft betaald, met een maximum van € 5.000 per kalenderjaar.
WBSO Desk is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of verlies van gegevens.
WBSO Desk functioneert uitsluitend als administratief hulpmiddel ter ondersteuning van de Klant bij het samenstellen van WBSO-aanvraagdossiers. WBSO Desk is nimmer aansprakelijk voor enige weigering van een aanvraag, correcties, terugvorderingen, naheffingen, of (bestuurlijke) boetes opgelegd door de RVO, de Belastingdienst of andere overheidsinstanties, ook niet indien deze het gevolg zijn van het gebruik van door het Platform gegenereerde teksten of AI-Output. De Klant is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de ingevoerde gegevens en de definitieve indiening bij de bevoegde instantie.
De uitsluitingen en beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van WBSO Desk of haar leidinggevenden. De aansprakelijkheidscap in dit artikel is eveneens van toepassing op claims voortvloeiend uit of verband houdend met de Verwerkersovereenkomst, tenzij de Verwerkersovereenkomst uitdrukkelijk een hogere aansprakelijkheidslimiet bepaalt voor een specifieke categorie schade.
WBSO Desk is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht, waaronder begrepen: storingen in de internet- of telecommunicatie-infrastructuur, DDoS-aanvallen, overheidsmaatregelen, en storingen bij toeleveranciers.
Indien de overmachtsituatie langer dan 60 aaneengesloten dagen voortduurt, heeft de Klant het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden. Bij ontbinding op grond van dit artikel heeft de Klant recht op pro-rata restitutie van het vooruitbetaalde bedrag voor de periode na de ontbindingsdatum. Partijen zijn over en weer niet gehouden tot verdere schadevergoeding als gevolg van de ontbinding op grond van dit artikel.
De Klant kan het abonnement op elk moment opzeggen via de accountinstellingen. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende abonnementsperiode. Er vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde bedragen, behoudens het bepaalde in Art. 13.
Na beëindiging van een betaald abonnement verliest de Klant toegang tot de actieve bewerkingsfunctionaliteiten van het platform. Documenten en dossiers die reeds zijn afgerond en opgeslagen in de WBSO Desk Documentenkluis, blijven beschikbaar als read-only archief gedurende de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar vanaf de datum van indiening bij de RVO, of bij ontbreken daarvan 7 jaar na de datum waarop het betreffende dossier is aangemaakt. Dit geldt ongeacht de reden van beëindiging. De Klant kan gedurende de bewaartermijn uitsluitend lezen en exporteren, niet bewerken.
Indien de Klant expliciet en schriftelijk verzoekt om algehele vernietiging van alle opgeslagen data, verwijdert WBSO Desk alle Inhoud binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek. De Klant aanvaardt dat vroegtijdige vernietiging op eigen risico geschiedt en dat WBSO Desk niet aansprakelijk is voor gevolgen van het niet kunnen voldoen aan een latere RVO-controleverplichting.
WBSO Desk kan de overeenkomst per direct beëindigen bij ernstige schending van deze voorwaarden, faillissement van de Klant, of als de Klant zijn betalingsverplichtingen niet nakomt na aanmaning. In dat geval geldt de read-only archiefregel onverkort.
Indien WBSO Desk besluit de dienst geheel te staken, hanteert WBSO Desk een opzegtermijn van minimaal 90 dagen. WBSO Desk stelt alle Klanten hiervan schriftelijk op de hoogte en biedt gedurende die termijn de mogelijkheid om alle Inhoud te exporteren. Na afloop van de termijn geldt Art. 12 lid 3 (vernietiging) onverkort.
Abonnementen worden automatisch verlengd voor dezelfde periode als het lopende abonnement, tenzij de Klant het abonnement uiterlijk 30 dagen voor het einde van de lopende periode opzegt via de accountinstellingen of per e-mail aan info@wbsodesk.nl. WBSO Desk herinnert de Klant uiterlijk 14 dagen voor de automatische verlengingsdatum per e-mail aan de aanstaande verlenging.
WBSO Desk is gerechtigd deze voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding per e-mail aangekondigd. Voortgezet gebruik van het platform na de ingangsdatum geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.
Als de Klant de wijzigingen niet aanvaardt, heeft hij het recht de overeenkomst schriftelijk op te zeggen met ingang van de datum waarop de gewijzigde voorwaarden van kracht worden. Bij opzegging op grond van dit artikel heeft de Klant recht op pro-rata restitutie van het vooruitbetaalde bedrag voor de resterende abonnementsperiode na de ingangsdatum van de wijziging.
Klachten over de dienstverlening van WBSO Desk dienen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 60 dagen na het ontstaan van de klacht, schriftelijk te worden ingediend via info@wbsodesk.nl. De klacht dient een duidelijke omschrijving van het probleem en de gewenste oplossing te bevatten.
WBSO Desk bevestigt ontvangst van de klacht binnen 3 werkdagen en streeft ernaar de klacht inhoudelijk te beantwoorden binnen 14 kalenderdagen. Indien een langere behandeltijd noodzakelijk is, wordt de Klant hiervan tijdig op de hoogte gesteld met een indicatie van de verwachte doorlooptijd.
Het indienen van een klacht conform dit artikel is een voorwaarde voor het aanhangig maken van een geschil bij de rechter, tenzij spoedeisend belang zich daartegen verzet.
Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.
WBSO Desk B.V.
Nederland
E-mail: info@wbsodesk.nl
Voor vragen over deze voorwaarden kunt u contact opnemen via de contactpagina.